Cuando se vive en una comunidad de propietarios y siguiendo la ley de propiedad horizontal, normalmente los vecinos van rotando anualmente los cargos dentro de la comunidad, por lo tanto es necesario que estos conozcan las diversas funciones que van acarreadas con el puesto y los límites del mismo, con el que poder realizar esta tarea directiva sin ningún tipo de impedimento, además es conveniente que todos los vecinos conozcan las atribuciones que tiene la junta de propietarios para así evitar que ningún vecino abuse de sus derechos.
Lo primero que debe saber cualquier vecino es que la junta de propietarios es la que manda, ya que es la única que tiene la potestad necesaria para decidir sobre el conjunto de los asuntos que afectan a toda la propiedad como es, el destino que se hace al dinero comunitario, las obras a realizar en el edificio, normas internas, nombramiento y cese de los cargos, etc. La junta de propietarios tiene que reunirse por imperativo legal al menos una vez al año, y puede ser convocada bien por el presidente o bien puede ser promovida por al menos la cuarta parte de los copropietarios. Los acuerdos a los que se llegue en las juntas de propietarios han de ser plasmados en el libro de actas que se encuentre diligenciado por la administración competente, y en el acta de la reunión deben aparecer las firmas del presidente y del secretario.
En segundo lugar aparece la figura del presidente, que va a ser la persona que gestione la comunidad de vecinos pero no decide sobre ella. La figura del presidente ha de ser elegida por los propietarios, para designar al presidente existen dos métodos el primero es ser nombrado presidente voluntario, aunque esta figura solo se dan en casos excepcionales, y lo normal es que el presidente sea nombrado por sorteo o por turno. Cuando el presidente es nombrado por este último método es obligatorio que a la persona que le toque ser presidente acepte el cargo, aunque en el caso de no querer serlo se puede solicitar el relevo en el cargo ante un juez.
El presidente se encarga de representar a la comunidad en caso de juicio, es el que va a presidir las juntas y además se encarga de expresar su disconformidad ante la actitud de vecinos molestos. Pero a pesar de todas estas facultades que le otorga la ley, solamente puede actuar por su cuenta en los casos de urgencia, como puede ser la rotura de una cañería, aunque posteriormente ha de informar a la junta de propietarios de esta actuación. El cargo de presidente incluye, salvo en casos que se prevean cargos separados, el ser secretario y administrador del edificio. Para evitar futuros problemas se recomienda que para los asuntos de importancia, la junta determine por escrito que autorizaciones le concede al presidente, para que tome decisiones unilaterales.
El cargo de administrador puede ser desempeñado por un propietario elegido por la junta o bien se puede contratar a un administrador de fincas profesional, el administrador cumple las siguientes funciones:
- Velar por el buen régimen de la casa y apercibir a quienes lo perturben.
- Encargarse del buen estado de la finca y ejecutar los acuerdos que se hayan tomado en materia de obras y es el encargado de atender las reparaciones urgentes.
- Preparar el presupuesto anual y proponer los medios para afrontarlo.
- Custodiar la documentación de la comunidad y mantenerla disponible.
- En el caso de que se le haya encomendado la función de secretario, desempeñarla.
Si de la actuación del administrador de fincas se producen daños, la comunidad podrá reclamarle responsabilidades, en el caso de que haya que acudir a los tribunales y el administrador sea profesional la sentencia será de mayor grado.
El secretario, es el encargado de redactar las notificaciones, citaciones y actas, además de ser el encargado de custodiar los documentos. También tiene encomendada la función de emitir un certificado de que los vecinos se encuentran al corriente del pago de sus cuotas o no, en el plazo de 7 días naturales, en el caso de que algún vecino decida vender su vivienda.